审计过程中的采购订单的内容/风险点

   文章来源:海鹏会计师事务所  发布时间:12-09-19  访问量:

对于在采购订单(合同)中,审计的执行工作如何进行以及在行使过程中会存在哪些风险,针对存在的这些风险应该采取哪些措施,都可以通过下面这些去理解。

审计过程中的采购订单(合同)的执行方面

    审计内容(风险点)
    1、采购合同或订购单重复打印签批,存在重复购进、付款的风险。
    2、供应商没有按合同规定时间发货或发货物不齐全。
    3、供应商没有按合同规定的品牌、生产商或不可外包等条款提供货物。
    4、合同执行进度没有建立报告制度,没有报告采购主管。
    5、订单或合同在执行过程中条款的变更缺乏依据。
    6、合同或订单的执行不及时及货款的核对。
    7、合同或订单执行(交货或完工)期限与约定时间不相符。
    8、采购合同或订单档案管理不规范,采购员没有实行轮岗制度。
   对应的审计程序与步骤:
    ①、了解订购单的录入、更改、签批、提交、打印程序,分析每个环节可能存在的风险,从系统上抽查每月前50份订单,合计600份订单,确定其是否对订单有重复采购,并向电脑部门提出控制改进的建议。
    ②、查阅检查期间每月30份订单、合同发货时间以及发货数量,从系统上核对仓库收货入库时间及入库数量,与核定时间比较以判断发货的及时性、准确性。
    ③、根据以上②点上所抽查合同,检查对应的验收单,核对所购货物是否为合同中的生产商及品种、品牌,分析了解其不符的原因及过程。
    ④、检查采购部门是否建立合同执行制度及反馈制度,采购员是否按规定的时间把合同的执行进度报告给采购主管,主管是否签署相关的管理意见。深圳外资企业验资
    ⑤、从系统上抽查所有采购材料补充订单或补充合同,查看其是否有变更或对应补充合同的依据,依据是齐全,理由是充分,是否有领导的审批手续等。查看确认订单(合同)执行过程中出现数量、价格变更的情况,然后跟踪查证变更的有关批文或补充合同等有效证据。
    ⑥、从ERP系统采购模块查阅检查期间三个月材料订单,核对每一订单的执行情况以及仓库明细账入库记录,确保前一订单执行完毕后,才执行新订单,不允许有前订单已付款未提完货即终止执行,又重新订立并执行新订单的情况。
    ⑦、从质检验收部门抽取验收报告或竣工验收单100份,根据验收项目对应的合同规定的交货时间,比较验收报告或竣工验收单,确定合同签订的(验收)完工时间是否与合同规定的完工交货时间一致。
    ⑧、抽查检查期间土建、装修合同各20份、物资采购合同50份留存档案,确定是否按公司规定存档,存档资料是否齐全完整。检查采购部门两年来员工岗位职责与工作分工,了解其工作范围是否有变化、员工之间是否实行轮岗制度等。
审计程序与步骤缺一不可,要认真做好审计工作。

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