企业如何建立采购与付款内部控制

   文章来源:海鹏会计师事务所  发布时间:13-10-14  访问量:

每个企业都会有采购工作,采购也是一项很重要的工作,做好内部控制也是重中之重,深圳会计师事务所阐述采购与付款会计控制需要主要从十个方面去注意,具体如下:

1.采购业务必须经过请购、批准、订货(或采购)、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理,相关部门之间应该相互牵制。

2.采购部门根据采购通知单,填制订购单,订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等,预先予以编号,并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。

3.物资的采购,要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订,必须及时将合同副本送财务部备案。

4.批量物资采购,应采取竞价方式确定供应商,以保证供货的质量、及时性和经济性;

5.计划部门应该根据生产经营的需要,依据公司的一般授权(制度授权)与特别授权,向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。

6.对采购业务进行财务监督与付款,是财务部门的职责。财务部门应该根据采购通知单、采购合同、验收单等有效的付款文件,确认负债或支付货款。在确认负债或支付货款之前,应进行以下检查:

①与采购有关的原始凭证(如采购通知单、采购合同、订购单、验收单、发票、货运文件等)是否齐全、是否合法。

②相关凭证(如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等)的内容是否一致;如不一致,应了解原因。

③是否有公司负责人批准签字的付款通知单。

④其他有关人员在单证上的签字是否齐全。

⑤发票的折扣是否与合同要求相符;采购数量、价格、加总合计、税金的计算等是否正确。

7.采购物资到达之后,采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。

8.物资验收后,仓储部门应填制验收单。验收单应及时送交财务部门进行记账;

9.第十六条 除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外,购货款必须通过银行办理转账。任何部门和个人不得以任何借口,以现金或现金支票支付货款。

10.财务部门应及时取得供货商对账单,并定期与应付账款明细账相核对。如有差异,应查明原因,及时处理。

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